こんにちは。ランです。
オフィスビルやクリニックなど、様々な場面で接する「受付」の方。見かけることは多くても、具体的にどのような仕事をしているのでしょうか。
私は過去半年間ほど、オフィスビルの総合受付でアルバイトをしたことがあります。
その体験をもとに、仕事内容やメリット・デメリットについて皆さんに共有していきます。
※アフィリエイトリンクを使用しています
受付バイトの仕事内容
一口に受付といっても、オフィスビルやジム、クリニックなど職場によって仕事内容は変わります。
また、「オフィスビルの受付」も大抵ビルの入り口（ゲートがあるならゲート横）にいてビル全体の案内や来客管理などをする「総合受付」と、企業オフィスの入り口でその企業単独の受付業務をする「企業受付」があります。
「オフィスビル」にも自社ビルと複数のテナント企業が入居するビルがありますが、ここでは「複数のテナント企業が入居する総合受付」にかぎって説明します。
私が担当していた主な業務は以下の通りです。
- 来客対応
- オープン/クローズ作業
- シフト表/日報/月報の作成
- トラブル対応
①来客対応
私は入館方法について聞かれることが多かったです。というのも、私が勤務していたオフィスビルは、事前にアポを取っている来客者の方にはアポを取った企業からQRコードがメールで送られてきます。
スマートフォンでQRコードを表示し、それをゲートにかざして入館できるのですが、これは伝統的なシステムとは言えません。そのため慣れていない方も多く、「×時にA社の方とお約束しているのですが…どうやって入ったらいいのでしょうか」というお問い合わせが一番多かったです。
その際はQRコードのお話をして、メールが見つかれば日付等の情報を確認したうえでゲートまで案内していました。
メールが見つからない方も多く、その場合は社名とお名前、予約時間等を確認し、受付にあるPCの予約システム（全テナントの予約が確認できました）上の情報と一致すれば、受付でQRコードが印字された紙を発券しお渡ししていました。
また、このシステムに慣れている方でも、ゲート横に受付が設置されているためか「これ（QRコードを見せながら）で入館していいんですよね？」と確認していただくことがよくありました。QRコードが印字されたメールを印刷して持って来られる方もいらっしゃいました。
飛び込み営業など、ときどきアポなしの方も見えました。
その際は取り次ぎをお断りし、ご自身で来訪先に連絡を取っていただくという規則だったため、それに従っていました。
また、オフィスビルやテナント企業に用はないが何か聞きたい方の対応もしていました。
具体的には、「B病院への行き方が分からない」「一番近くのコンビニはどこ？」など。
もちろんオフィスビル関係者の方の対応が優先ですが、そこまで混んでいない場合はPCで検索したり受付にある地図を用いたりして説明していました。ただ、「あくまでこちらで簡単にお調べしただけの情報にはなってしまうのですが…」と毎回申し添えていました。のちに「ここで聞いたのに間違っていた！」などのトラブルを避けるためです。
②オープン/クローズ作業
私のいた受付は基本的に2人体制でした。30分ずらして出勤or退勤するため、オープン/クローズ作業はひとりでした。作業の主な内容は以下の通りです。
◎オープン
・ビル関係者用出入り口にて受付のカギ・カードを受け取る
・控室にて制服に着替える
・PCや引き継ぎノートなどを受付にセット/受付の清掃
・メールや引き継ぎノート確認
・受付オープン
◎クローズ
・日報を送信
・PCや引き継ぎノートなどの片づけ
・受付クローズ
・控室にて私服に着替える
・ビル関係者用出入り口にて受付のカギ・カードを返す
シフト表/日報/月報の作成
シフト表はバイト間で希望を出し合いながら、勤務時間中に作っていました。
日報はテンプレートに合わせ、その日の問い合わせ内容とそれぞれの件数、対応例などをまとめていました。
これもバイト中に二人で作成。クローズ作業でエリアマネージャーにメールで送信していました。
月報はその月の下旬に、日報を見直しながらその月の傾向や気になった点をまとめ、エリアマネージャーのチェックを受けたうえでビルの管理会社様に送っていました。こちらは提出時期が近づいてきたらバイト同士で作成していました。
トラブル対応
私が働いていたときは大きなトラブルはありませんでしたが、小さなものに対応する必要はありました。
たとえば、以下のようなものです。
- ゲートでエラー音が鳴る
- 落とし物・拾得物関連
- 一般の方のトイレ利用
①ゲートでエラー音
ゲートは社員の方は社員証、来客の方はQRコードをかざして入館する仕組みでした。
誰かが通ろうとしたときにエラー音が鳴って社員or来客の方が困っているようだったらお声がけしていました。
原因は「社員証/QRコードをかざしていない」「QRコードの日付が当日のものじゃなかった」あたりが多かったです。確認し、説明するようにしていました。
②落とし物・拾得物関連
受付に落とし物を届けられたり、逆に「〇〇を落としたんですが、届いていませんか」と聞かれることがありました。
職場の規則では受付で管理しないことになっていたので、その都度警備員の方に引き継いでいました。
拾ったor落とした日時と場所、状況は事前に確認するようにしていました。
③一般の方のトイレ利用
私が勤務していたオフィスビルでは、基本的にオフィス関係者でない一般の方のトイレ利用はお断りするように、と言われていました。
近隣でイベントなどがあると、一般の方がオフィスビルに来られて、「トイレどこ？」と言われることがありました。申し訳ないな…と思いながらお断りしていました。
受付バイトの一日の流れ
その日によって違いはありましたが、一日の流れはだいたいこんな感じでした。
8:55 オープン作業
9:00 受付オープン(9:30 二人目出勤)
引き継ぎノートや今日の予約の確認
来客対応、シフトなど作成、メール返信
12:00 昼休憩(二人目は1時間一人で業務)
13:00 休憩から戻る(二人目が昼休憩、14時まで一人で業務)
来客対応、シフト/日報/月報作成
メール返信、トラブル対応
18:00 業務終了、着替え(二人目はクローズ作業含め18:35)
【メリット】直接感謝してもらえる
受付で働いてみて、「やってよかった！」と思ったことはいくつかありましたが、特によかったなと思う点を挙げてみます。
- 直接「ありがとう」と言ってもらえる
- 体力的にあまりきつくない
①お客様に入館方法や道を聞かれて答えたとき、「ありがとう！」と言ってもらえることがたまにあり、そんなときはこちらも役に立ててうれしい気持ちでした。
一度、就活生とみられる方に入館方法を聞かれ、説明しているうちに「緊張していたのですが、リラックスできました！」と言ってもらえたことがありました。特にうれしかった瞬間でした。
②基本的には座り作業が多いです。とはいえ座りっぱなしでもなく、案内する際は立ち上がりますし、お手洗いに行く際に歩くこともあります。そのため体力的にきついと思うことはなかったです！
【大変だったこと】身だしなみに要注意
大変だったことは以下の通りです。
- クレームもダイレクト
- 身だしなみに常に気を配らないといけない
①感謝が直接ならクレームも直接です。
「このビルの〇〇が分かりにくい！」など、受付業務の範囲ではどうしようもないことでも、受付に言われることは多いです。
丁重に対応し、時には「申し訳ありません」ともお伝えしながら、「つらいなあ」と思うこともありました。お客様に言われた事柄は内容や必要に応じてエリアマネージャーやビルの管理会社様にお伝えしていました。
②勤務していた会社からよく言われていたのが、「常に見られていると思いなさい」ということでした。
そこまでではなくとも、受付はテナント企業の社員の方々、来訪者の方々などたくさんの人とお話しする場。失礼にならないよう、身だしなみには気をつけていました。
大変なときもありましたが、以下で紹介するような便利グッズの手を借りて乗り切っていました！
【おすすめ】身だしなみを整えるグッズ
髪型をきれいに
①ヘアブラシ
 |
AVEDA アヴェダ ミニ パドルブラシ【送料無料】 ギフト 誕生日 プレゼント 価格:2450円 |
パドルブラシのミニサイズです。
私は細い毛で絡まりやすいので、ブラッシングしづらく頭皮が痛むことがよくありました。このブラシに代えてからはとても梳きやすくなったので、バイト前や休憩中に短時間でさっと髪を整えていました。
②アホ毛なおし
 |
価格:1650円 |
どうしても頭のてっぺんからパヤパヤと毛が出てしまうので、こちらでそっとおさえていました。
あまりつけすぎるとテカテカとしてしまうので注意です。
まとめ髪から毛が出てしまうときもおすすめ。
まとめ
ここまでお読みいただきありがとうございました！
あくまで一人の体験談ですが、参考になれば幸いです。
